La incertidumbre está aquí y no podemos borrarla como si de una gota de lluvia sobre el cristal se tratara. Es momento de aprender a vivir con ella, o incluso convertirá en nuestra aliada. ¿Te gustaría saber cómo diseñar una planificación resiliente? Descubre en este artículo por qué es tan importante y mi propuesta de cómo hacerlo.
¿Por qué una planificación resiliente?
Predicciones de futuro inspiradas en tendencias y datos, objetivos anuales, calendario, presupuestos cerrados, agenda organizada minuto a minuto, y cuanto más a largo plazo pensemos más posibilidades estratégicas tendremos. Esos eran los principios sobre los que me habían enseñado a planificar, a mí, y supongo que a ti también, y así lo hacía pero… un día me di cuenta de que conmigo, ahora, no funcionaban. En mi caso fue en el momento en que me convertí en madre. El niño de mis ojos me enseño a no cronometrar mi vida, sino a sentirla, fluir con ella y aprovechar todo, lo bueno y lo malo, para diseñar nuevos futuros y adaptarme a lo que viniera.
Aun así, a nivel laboral yo seguía con mis planificaciones más o menos estructuradas, realizando pequeños cambios, para adaptarlas a mi ritmo de vida personal. Y entonces, fue cuando llegó la pandemia y me di de bruces con la frustración, estrés y ansiedad de no poder seguir adelante con la planificación de mi negocio, como consecuencia de las medidas tomadas, la incertidumbre y todo lo que vino con ello.
Y no fue solo cosa mía, desde que comenzó la pandemia del COVID-19, la Organización Mundial de la Salud anunció la importancia de cuidar nuestra salud, no solo física, sino mental, porque este hito en la historia, sin precedentes, iba a dejar mella. Datos como que el 29% de la población presenta síntomas de ansiedad y un 35% de depresión es reflejo de ello.
En ese momento comencé a investigar, probar y experimentar distintas formas de organizarme tratando de reducir esos efectos negativos sobre mí, e inspirándome en la titulación que estoy cursando sobre mindfulness y gestión emocional y algunas ideas de Fran Cherny y su concepto de Back to the future para planificar con agilidad. Y así fue cómo llegue a algunas ideas sobre cómo lidiar con esta incertidumbre y diseñé mi propia fórmula de planificación resiliente que hoy te invito a descubrir, probar y adaptar con tu visión propia.
¿Cómo planificar en la incertidumbre?
Flexibilidad, adaptabilidad, agilidad, atención plena, creatividad, inteligencia emocional y foco son ingredientes que nos permitirán planificar con resiliencia, tomando lo que ocurre tal y como es, aceptándolo, y encontrando el modo de convertirlo en nuestro aliado.
A continuación, te guiaré por los pasos que he seguido para llegar a mi propio sistema. Pero ojo, es algo que tan solo he comenzado a probar en los últimos meses. Te invito a tomarlo como base para probar qué es lo que funciona contigo y de qué modo puedes adaptarlo a tu propia realidad y forma de ver el mundo.
Paso 1: Sin propósito no hay foco
Normalmente comenzaríamos con los posibles futuros y objetivos, trazando cuantos más escenarios mejor. Pero si lo hiciéramos, ¿te imaginas la cantidad de tiempo invertido dado el nivel de incertidumbre en que vivimos?
Si lo que necesitamos es sentar las bases de nuestra planificación resiliente vamos a ir a lo realmente perdurable: al propósito.
Se trata de aquello que da sentido a nuestra vida y negocio, nos motiva y nos ha acompañado siempre, está en nuestra historia pasada, presente y futura. Está en ti, pero es posible que lo hayas escondido bajo las demandas del mundo exterior, o que simplemente no le hayas puesto las palabras adecuadas como para poder expresarlo y contarlo.
«El propósito no tiene fin, es algo que te trasciende en todos los ámbitos de tu vida y a lo largo de esta».
Para comprenderlo mejor, me gusta desgranar el propósito en varios elementos:
- El motivo: ¿Por qué estás aquí y ahora? ¿qué te hace levantarte cada día de la cama? ¿por qué has montado tu negocio?
- La contribución: ¿Qué tienes para dar? ¿qué quieres aportar? ¿cómo puedes ayudar?
- El impacto: ¿Cuál te gustaría que fuera el resultado? ¿a quién/qué te gustaría ayudar?
- Los valores: ¿Cómo lo vas a lograr? ¿de qué modo vas a moldear tus acciones para lograr tu propósito?
El propósito será la brújula que te evitará perder el norte en tu negocio, y que deberás poner en común con aquellas personas con las que compartas tu proyecto.
Paso 2: Interpretar tu propósito
Una vez que hemos puesto en palabras nuestro propósito, llega el momento de darle fuerza interpretándolo para encontrar en él nuestras motivaciones, obstáculos y creencias.
Para ello, te invito a preguntarte:
- 5 veces (de forma encadenada): ¿Por qué quieres conseguir…?
- 5 veces (de forma encadenada): ¿Por qué no puedes…?
- 5 veces (de forma encadenada): ¿Por qué crees…?
El resultado de la primera interpretación te llevará a la motivación primera, el resultado de la segunda cadena de preguntas será tu mayor limitación u obstáculo y la tercera será la base de tu creencia que sostiene el propósito.
Paso 3: Encuentra tu balance
Los emprendedores, ante todo, somos personas, las empresas, ante todo, son conjunto de personas, así que… ¿Por qué nos empeñamos en seguir compartimentando nuestras vidas, o lo que es peor, en planificar únicamente pensando en nuestros negocios?
Pensemos en una planificación holística donde el centro seamos nosotros, las personas. Y consideremos todas las áreas que son importantes para cumplir con nuestro propósito. Por ejemplo: Negocio, familia y relaciones, salud, medio ambiente, etc.
Objetivamente indica cuál es tu situación actual en cada una de esas áreas ahora, y a continuación, la situación a la que te gustaría llegar. Esta última la plantearemos pensando en el largo plazo, pero siendo conscientes de que no podemos ser objetivos porque hay muchos factores que no podemos controlar ni dependen de nosotros (incertidumbre).
Un buen balance es clave para una planificación resiliente. Estando al 100% enfocados, las inclemencias en unas áreas pueden ser compensadas por el ánimo de otras, que además sirva de impulso para encontrar soluciones. ¿O nunca has encontrado en tu vida personal las fuerzas para sacar adelante tu negocio?
Paso 4: Escenarios y objetivos generales
Los objetivos me estresan, cuando en realidad deberían de motivarme. Así que he buscado una forma flexible de establecer objetivos, que me permita jugar con ellos para encontrar el equilibrio que necesito en mi día a día, jugando entre la calma, la motivación y el reto.
Primero me he cuestionado hasta que punto la famosa fórmula S.M.A.R.T. (específico, medible, alcanzable, realista y temporal) me motiva, y concluí que necesitaba una nueva, una fórmula para establecer objetivos con valores. ¿Cuál es mi fórmula (aún por pulir)? Positivo, ético, posible, relevante, comprensible, flexible, equilibrado y sostenible.
Una vez que sabemos qué características van a tener nuestros objetivos, vamos a establecer varios escenarios y a comenzar a establecer objetivos por áreas para nuestra planificación resiliente, graduándolos en función del nivel de estrés y estableciendo los límites entre la necesidad y la expectativa.
- ¿Qué objetivo te mantendrá en calma?
- ¿Qué objetivo, por estar por encima de tus expectativas te motivará?
- ¿Qué objetivo, por estar demasiado por encima de tus expectativas tendrá consecuencias no esperables y te estresará?
- ¿Qué objetivo, por estar por debajo de tus expectativas te retará?
- ¿Qué objetivo, por estar demasiado por debajo de tus expectativas te estresará?
Si esta forma de graduar te funciona, ¡adelante, es toda tuya! Si no, encuentra la tuya propia. Y recuerda, que aunque hoy algo te funcione es posible que mañana tengas que cambiarlo.
Paso 5: Del calendario a los ciclos
¿Y si dejamos atrás las típicas planificaciones anual, trimestral, mensual… y nos adaptamos a los niveles de incertidumbre reales? La propuesta es que, tras tener la visión general de los 4 primeros pasos, hagamos un repaso general a lo largo del calendario anual buscando certezas, aterrizando fechas claves, hitos, aprendizajes de años pasados… pero todo esto sin enamorarnos de ellos ni aterrizarlos al detalle. Si lo hacemos, lo más probable es que la frustración llame a nuestra puerta cuando llegue la fecha y veamos una realidad diferente a la que había cuando tuvimos la idea.
«No te enamores de tus ideas a largo plazo, eso crea frustraciones innecesarias».
Tras la visión general, pensemos en el aquí y el ahora, en las certezas reales que tenemos en el medio-corto plazo y busquemos el próximo ciclo de planificación a considerar. Incluso podemos establecer nuestros propios ciclos de planificación a lo largo del año, pero sabiendo que son meras ideas que posiblemente tendremos que revocar en algún momento. Habrá momentos donde podremos planificar a 3 meses vista, y momentos donde tengamos que ir semana a semana prácticamente.
«Cuanto mayor sea la incertidumbre, busca ciclos de planificación más cortos».
Una vez que tengas establecido el primer ciclo de tu planificación resiliente aterriza los objetivos tomando como referencia los objetivos generales, plantea tus ideas de acción por áreas y finalmente busca tu propia forma de priorización de tareas. En mi caso, este año 2021 quiero desterrar el método «bloqueo de agenda» e iniciarme con el de priorización de tareas en función de dos variables: impacto y esfuerzo.
Por último, durante todo el ciclo es importante mantener los ojos bien abiertos para:
- Aprender de los aciertos y errores.
- Tomar el pulso al nivel de incertidumbre para establecer la duración del siguiente ciclo.
- Celebración de hitos y refuerzo positivo.
Por último, no te enamores de esta idea sobre como realizar una planificación resiliente y utilizar la incertidumbre como aliada. Estoy segura de que tú tienes tus propias herramientas. Toma estas, adáptalas a ti y a las circunstancias, evoluciónalo.
Y si en algún momento, a lo largo de este año crees que necesitas apoyo con tu planificación y estrategias de marketing: ¡Te invito a un #cafésolidario!
